Analyse

Ihre Objekte werden in time-wArps nach dem OAIS Referenzmodell abgelegt. Das Referenzmodell beschreibt die Funktionen und Komponenten, die für eine langzeitige elektronische Archivierung notwendig sind.

Bevor die Daten allerdings im Speicher abgelegt werden wird ein Analyseprozess vorausgesetzt:

Im ersten Schritt werden die Quellverzeichnisse, die Regeln (Rulesets) und die Ausnahmen (Exclusions) zusammen mit den Ausgabe-Parametern und einem Projektnamen für die Analyse definiert.

Das Quellverzeichnis beschreibt das Verzeichnis bzw. den Share, auf dem sich die zu analysierenden Daten befinden und man legt fest, ob dieses rekursiv oder nur auf oberste Ebene geprüft werden sollen.

Über Regeln und Ausnahmen werden Parameter festgelegt, die für die Entscheidung relevant sind, ob ein File zur Archivierung vorgeschlagen wird oder nicht. Zu diesen Parametern zählen der Dateityp, die Dateigröße, das Erstellungs-Datum, das Geändert-Datum, das Letzte-Zugriff-Datum und die Werte für „Schreibgeschützt“ und „Versteckt“.

So kann beispielsweise eine Regel definiert werden, das Dateien, bei denen das Letzte-Zugriff-Datum im Zeitfenster von einem bis zu drei Jahren liegt, für eine Archivierung auf den Primärspeicher vorgesehen werden und Dateien, bei denen das Letzte-Zugriff-Datum mehr als drei Jahre zurückliegt, für eine Archivierung auf den Tertiärspeicher disponiert werden. Zusätzlich können auch Freigabeinformationen (Gruppen, Benutzer und Berechtigungen) oder formatspezifische Informationen (bei MS Office zB Titel, Autor, Thema, Firma, …) in Regeln gepackt werden.

 

time-wArps gewährleistet dadurch, dass die Daten langfristig nutzbar sind und nach dem ISO-Standard 14721:2012 allen Anforderungen an ein dynamisches, erweiterungsfähiges Archivierungssystems genügen.

SIP - Übergabeinformationspakete

Um die Dateien nach dem OAIS Standard ablegen zu können, werden nach Definition der Archivierungsobjekte in einem weiteren Schritt sogenannte Submission Information Packages (kurz SIPs) oder in deutsch 'Übergabeinformationspakete' erzeugt.

 

Bestimmen Sie weitere Identifizierungsdaten zu den Informationsobjekten, die Sie archivieren möchten.

Legen Sie hier den Grundstein, dass Ihre Daten:

  • jederzeit verfügbar sind
  • von jedem berechtigten geteilt werden können
  • von überall zur Verfügung stehen

SIP concept

Jedes Datenobjekt wird mit sogenannten Repräsentationsdaten versehen, die teils aus dem archivierten Datenobjekt selbst, teils auch aus von Ihnen benannten Stammdaten bestehen.

Ergebnis ist ein eindeutig zu bestimmendes Datenobjekt aus Ihren Archivierungsdaten, angereichert durch zusätzliche Informationen, die den späteren Zugriff auf die Daten erleichtern und das Objekt eindeutig bestimmen können 

 
 Benefits
 Jeder Benutzer kann jederzeit auf alle Informationen zugreifen
Benutzer müssen Fragen, die sie an die Informationen haben nicht vom System abhängig machen
Informationen können unabhängig vom ursprünglichen Datenformat angereichert werden
Informationen können unternehmensweit verfügbar gemacht werden
Abteilungsgrenzen sind keine Informationsgrenzen
Der Benutzerkreis von Informationen wird erheblich steigen

 

Ein SIP kann in späteren Prozessschritten dann einem Archivierungspaket oder mehreren Archivierungspaketen zugeordnet werden.

 

Key Indikatoren

Zusätzlich haben Sie im SIP Generator auch die Möglichkeit für Ihre Daten sogenannte Key Indikatoren zu bestimmen, das sind z.B. bestimmte Elemente oder Felder, die für eine spätereVerknüpfung zu anderen Datenpaketen sinnvoll sein können. time-wArps unterstützt Sie dabei durch eine Vorauswahl geeigneter Kandidaten.

 

SIP menue

 

Selbstverständlich können Sie Repräsentationsdaten und Key-Indikatoren auch jederzeit später festlegen. Genau hier macht sich der Vorteil der Archivierung in Übernahmepaketen direkt bemerkbar

-> Ihre archivierten Objekte bleiben unverändert, der Informationswert steigt weiter an.

 

Beispiel eines SIPs:

Ein XML Dokument (Katalog von Büchern) soll archiviert werden:

<catalog>
   <book id="bk101">
      <author>Gambardella, Matthew</author>
      <title>XML Developer's Guide</title>
      <genre>Computer</genre>
      <price>44.95</price>
      <publish_date>2000-10-01</publish_date>
      <description>An in-depth look at creating applications 
      with XML.</description>
   </book>
   <book id="bk102">
      <author>Ralls, Kim</author>
      <title>Midnight Rain</title>
      <genre>Fantasy</genre>
      <price>5.95</price>
      <publish_date>2000-12-16</publish_date>
      <description>A former architect battles corporate zombies, 
      an evil sorceress, and her own childhood to become queen 
      of the world.</description>
   </book>

 

Folgende Informationen werden von timewarps erfasst:

Datenobjekt: Ist die physische XML-Datei selbst, book1.xml

Repräsentationsinformationen:

a) Strukturinformationen z.B. aus dem zugehörigen Schema book.xsd

b) Semantische Informationen, z.b. über Benennung und Attributierung einzelner Elemente die Ihnen helfen, zu interpretieren, ob  es sich ein Kapitel, ein Titel oder einen Preis handelt.

Bis hierhin haben wir Daten gesammelt, die vom Objekt selbst mitgegeben werden

Das Objekt wird nun im SIP- Maker weiter angereichert:

a) Sonstige Informationen: Metadaten, die für Sie im Zusammenhang mit der Archivierung eines Kataloges wichtig sind, z.B. Erscheinungsdatum, Verleger, etc.

b) Key-Indikatoren: Aus den Repräsentationsinformationen werden Kandidaten, wie z.B.

<author> <publish-date> etc. vorgeschlagen.

Key Indikatoren müssen pro Informationsart nur einmal ausgewählt werden und sind dann für alle SIPs der gleichen Informationsart gültig.

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